#Job – Office Manager

#Blog #Jobs - Publié le 15 juin 2017

L’Office manager sera en charge de la gestion globale du lieu et de ses résidents. Il/Elle sera le point de coordination entre les différents services de l’incubateur (Program management, Sales, Communication) et gèrera autant l’accueil, que la partie admin du coworking et résidents, que le calendrier du lieu (événements ou points d’étapes program management).

Il/ Elle sera également en charge de la privatisation de l’espace. Sa mission sera de gérer les demandes entrantes d’événements privés et éventuellement, en période de creux, de développer le portefeuille clients, du traitement de la demande ponctuelle entrante, à l’élaboration du devis, l’accompagnement et le conseil client pour un événement sur-mesure, à l’envoi de la facture et le bilan avec le client.

Office management

Gestion logistique du lieu : recensement des fournisseurs et prestataires référents de l’incubateur et gestion au quotidien et/ou en cas de problème sur site (fuite d’eau, dommages matériels, imprimantes, papiers toilettes, ménage, etc…)

Accueil : accueil des visiteurs, redirection si besoin, renseignements sur place ou par téléphone (pour ne pas se laisser envahir, mettre en place des services de permanences téléphoniques, comme indiqué sur le site)

Privatisation de l’espace :

Business development

Gérer les privatisations d’événements à l’incubateur ou les événements à vendre de type tech tour.

Suivi et gestion du client
Conseil personnalisé pour la mise en place de l’événement + la vente de prestations annexes (régisseurs, traiteurs, pitch de startups, présentations de l’incubateur etc.)
Élaboration des devis et factures sur le logiciel Evoliz et suivi + coordination avec le service comptable pour le suivi des paiements (entrant / sortant)
Suivi et gestion du budget (CA, Revenus, dépenses, Marges brutes
En étroite collaboration avec l’Office Management pour connaître les dispos du lieu en temps réels (cf missions de l’office manager ci-dessous).

 

Profils :

Bac + 2 ou 3 – Événementiel / École de commerce / Commercial

Réactif(ve), bon(ne) négociateur(trice), dynamique, enthousiaste, convaincant(e) et très organisé(e)

Connaissance de l’écosystème startup souhaitée

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